事業所向けの複合機には基本的にネットワーク越しで保存できる機能が備わっています。PCに保存することもできるため、スキャンだけでなくFAXもデータをPDF等でチェックされているオーナー様も多く見られます。
法人で複数の事務所をお持ちで、どちらのデータもチェックしなければならない場合がある場合は、従来でしたら事事務所ごとに流れてきたFAXを確認して転送等していたかと思います。近年ではいくつかの方法で集約することができます。
単純に電子化してメール等で送ることは容易ですが、データの漏れ等があるため2拠点以上ある場合にどのようにデータを集約して管理できるか大きく3パターン紹介します。
1、ボイスワープ
NTTが提供しているFAX転送サービスです。固定電話番号をフレッツ回線で契約している場合は転送してしまうことが可能です。
契約によりますが、ボイスワープ利用料と転送料金がランニングコストとして発生します。またFAX本体の保守費用もかかります。
2、VPN構築
複数の拠点を1つのネットワークとして構成し、FAXに限りませんが別拠点の機器へのアクセスを容易にする仕組みです。
例えば、A事務所で受けたFAXをB事務所でも確認したい場合は、
A事務所FAX受信データ→A事務所に設置するVPN機器→インターネット→B事務所VPN機器→B事務所NAS
という形でNAS等に保存することが可能です。
一度構築さえしてしまえば、回線速度の影響はあるものの、離れていても近くに端末があるような状態になります。
ただし初期導入コストがかかるのと、運用面では、業者でないと保守できない面があるので、SEが社内にいるか、業者による保守が必要になる場合があります。
リモートで働くスタッフが多い場合や、スタッフが数人以上働く拠点を増やす場合にはおすすめです。
3、拠点間同期やクラウド
それぞれの拠点にNAS等を設置し、同期するように設定します。
受信したFAXがそれぞれのNASを保存先と指定することで、それぞれのNASに同時に入るようにする内容です。
それぞれの拠点で新規のNASの導入やクラウドサービスの導入が必要になります。
VPNほど大掛かりなネットワークを構築する必要がなく、データ共有のみを行いたい場合は一番理想的です。
初期導入コストは、機器の導入等、ランニングコストはHDDなど故障の際は機器の交換費用や月額使用料等がかかります。